И покрај тоа што дигитализацијата на матичните книги почнала пред повеќе од една деценија, и вложени се повеќе од 520 милиони денари (8,5 милиони евра), со ревизијата се утврди дека процесот сè уште не е завршен. Скенирани се 52% од записите, а во електронскиот регистар се внесени 49% од предвидениот обем на активности.
Недостатокот на јасна стратегија, контролни механизми и квалификувани човечки ресурси го оневозможуваат подобрувањето на услугите за граѓаните и го зголемуваат ризикот од злоупотреби и губење на податоци од трајна вредност. Државниот завод за ревизија изврши ревизија на информациски системи како ревизија на успешност на тема „Дигитализација на матичните книги“, со цел да одговори на прашањето дали со дигитализацијата на матичните книги и процесите во Управата за водење на матичните книги ќе се поедностават и забрзаат услугите за граѓаните, а нивниот квалитет ќе се подобри?
Иако дигитализацијата на матичните книги e започната пред повеќе од една деценија, со започнување со воведување на електронскиот матичен регистар во 2014 година и со скенирање на записите од матичните книги во 2019 година, процесот сè уште не е завршен. Со ревизијата е утврдено дека досега се скенирани 52% од записите, а внесени се 49% од записите односно од предвидениот обем на активности. Ваквиот степен на реализација не овозможува поедноставување и забрзување на услугите за граѓаните, ниту пак, доведува до подобрување на квалитетот на податоците што ги користат надлежните институции согласно своите законски надлежности. Непостоењето на темелни анализи и јасен акциски план за дигитализацијата на матичните книги довело до драматичен раст на трошоците, односно од првично планирани 13,1 милион денари на над 157 милиони денари. И покрај ова многукратно зголемување на предвидените трошоци, процесот сè уште не е завршен. Вкупните трошоци за набавка и одржување на електронскиот матичен регистар и дигитализација на матичните книги, од 2012 до денес, изнесуваат 520.952 илјади денари, или приближно 8,5 милиони евра.
Со цел забрзување на постапките за дигитализација на матичните книги, од 2018 до 2024, склучени се 288 договори за дело со 216 лица за „внесување на податоци во електронски матичен регистар во поголем обем“. Меѓутоа, утврдено е дека поголемиот дел од ангажираните лица не извршувале активности поврзани со внесување на податоци во електронскиот регистар, туку биле вклучени во извршување на други работни задачи. За овие ангажмани исплатени се средства во износ од 30.578 илјади денари.
Со ревизијата утврдено е дека Управата нема обезбедено соодветни услови за сместување на матичните книги и чување на архивскиот материјал од трајна вредност и на документарниот материјал за истиот да не се оштети, исчезне или уништи.
Управата до сега сѐ уште нема спроведено попис на матичните книги по матични подрачја. Дел од книгите се оштетени, а дел од архивската граѓа од трајна вредност веќе не може да се користи за потврдување на запишаните податоци. Отсуството на упатство за евиденција, чување и спроведување на попис, не овозможува централизирана евиденција на матични книги и нивна локација, што го зголемува ризикот од нивно оштетување или губење. Неусогласеноста на законската и под законската регулатива донесена во 2016 година во делот на обрасците, доведува до издавање на изводи на родени на граѓаните со нецелосни податоци и неунифицирани обрасци за сите граѓани.
Ревизијата констатира недостаток на искусни и квалификувани ИТ човечки ресурси во Управата, што го зголемува ризикот за безбедноста на нејзиниот информациски систем. Ненавремено и недоволно документирано управување со корисничките привилегии создава можности за неовластен пристап до лични податоци и коруптивни дејства. Во Управата недостасува повеќе од 55% искусни и квалификувани човечки ресурси, а намалениот степен на супервизија и контрола на чувствителните работни места дополнително го зголемуваат ризикот од грешки и корупција.
Отсуствува следење и анализа на логовите од пристапите во системот, како и надзор врз спроведување на политиките и процедурите за пристап во просториите на Управата, а тоа доведува до можност матичарите да пристапуваат во просториите на Управата и електронскиот матичен регистар вон утврденото работно време, за време на викенди и празници.
Утврдено е дека дел од вработените вршат внесувања и измени во електронскиот матичен регистар пред 6:30 часот и по 22 часот, без соодветен надзор. Исто така, во повеќе месни канцеларии се печатат и издаваат изводи од матичните книги и за време на викенди и празници. Дигитализацијата на матичната евиденција преку електронските изводи значително ја олеснува пристапноста до административните услуги, овозможувајќи издавање документи преку порталот на Управата. За ова, граѓаните мора да бидат регистрирани на Националниот портал за е-услуги или на порталот на Управата.
Анализата на податоците покажува дека 92% од електронските изводи се издаваат во Скопје, додека во поголемите градови како Прилеп, Битола, Охрид и Тетово бројот на издадените изводи е значително помал. Во помалите и рурални средини, како Гевгелија, Делчево и Пехчево, употребата на електронските услуги е речиси занемарлива.
Ова укажува на потребата од засилена поддршка и развој на дигиталните сервиси, со цел обезбедување еднаков пристап за сите граѓани. Од друга страна, во Управата се доделени 61 сертификат за електронски потпис, кои се распределени меѓу матичарите од сите одделенија и подрачни канцеларии. Сепак, со анализа на податоците ревизорите констатираа дека речиси целокупниот број на електронски изводи се потпишува од само три лица од подрачниот оддел Скопје. Останатите 58 матичари учествуваат со само 11% од вкупниот број на потпишани електронски изводи, додека 13 матичари воопшто не користеле електронски потпис. Во подрачното одделение Скопје, каде е и најголем бројот на издадени изводи, не се користи системот „земи бројче“, граѓаните чекаат во редици за поднесување на барања и подигнување на готови документи со што се овозможува настанување на ризик од коруптивно однесување од граѓаните и од вработените на Управата.
За надминување на утврдените состојби, дадени се препораки со цел надлежните институции да преземат мерки и активности за обезбедување поефикасни, поквалитетни и подостапни услуги за граѓаните, преку целосна и функционална дигитализација на матичните книги и поврзаните процеси, со што ќе се придонесе кон современа и одржлива јавна администрација, насочена кон потребите на граѓаните.
